Ihr Kandidat aus dem Kosovo soll im Frühjahr als Helfer bei Ihnen anfangen. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, und trotzdem kann Ihnen niemand sagen, wann er kommt. Für das Visum braucht er einen Termin bei der deutschen Botschaft in Pristina, und wann er den bekommt, hängt vor allem an der Vorabzustimmung, einem Antrag, den Sie als Arbeitgeber stellen. Wir von MioTalent vermitteln Arbeitskräfte aus dem Westbalkan an deutsche Betriebe und bereiten diesen Antrag mit Ihnen vor.
Für Kandidaten aus dem Kosovo entscheidet ohne Vorabzustimmung das Los über den Visumtermin
Die Deutsche Botschaft Pristina beschreibt auf ihrer Seite zur Westbalkanregelung zwei Wege zum Termin. Der eine führt über ein Losverfahren. Den anderen gibt es seit dem 1. Juni 2024. Dabei beantragt der künftige Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit eine Vorabzustimmung, bevor sein Kandidat einen Termin vereinbart. „Damit entfällt das Losverfahren“, schreibt die Botschaft, und der Kandidat erhält „innerhalb weniger Wochen einen Termin“.
Ohne Vorabzustimmung planen Sie also gegen eine Verlosung. Weder Sie noch Ihr Kandidat wissen, wann das Los auf ihn fällt, und so lange bleibt die Stelle offen oder wird mit Aushilfen überbrückt. Für einen Betrieb, der zum Saisonstart im April Leute braucht, ist das keine Formalie. Ein Termin, der erst im Sommer kommt, kommt zu spät.
Diese Angaben gelten für die Botschaft in Pristina. Kommt Ihr Kandidat aus Serbien oder Nordmazedonien, prüfen wir die Vorgaben der dort zuständigen Botschaft. Die Botschaft in Belgrad etwa führt die Vorabzustimmung als Unterlage in ihrer Liste zur Westbalkanregelung.
Die Vorabzustimmung zieht die Prüfung der Arbeitsagentur nach vorn
Für ein Visum nach der Westbalkanregelung braucht Ihr Kandidat die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, kurz BA, im Alltag meist Arbeitsagentur genannt. Im üblichen Verfahren stellt Ihr Kandidat zuerst den Visumantrag, und erst dann fragt die Botschaft bei der BA an. Diesen Antrag kann er aber erst stellen, wenn er einen Termin hat. Mit der Vorabzustimmung prüft die BA die Beschäftigung schon vor dem Visumantrag und stimmt zu, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Laut BA geht das Visumverfahren dadurch „in der Regel“ schneller, „weil einige Schritte des Verfahrens wegfallen“.
Die Westbalkanregelung selbst steht in Paragraf 26 Absatz 2 der Beschäftigungsverordnung. Danach kann die BA Staatsangehörigen von Albanien, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien, Serbien sowie Bosnien und Herzegowina die Zustimmung zu jeder Beschäftigung erteilen, also auch ohne Berufsausbildung, allerdings nur nach einer Vorrangprüfung. Dabei prüft sie, ob für Ihre Stelle deutsche Arbeitnehmer oder ihnen gleichgestellte Bewerber zur Verfügung stehen.
Für die erste Zustimmung muss Ihr Kandidat das Visum bei der für ihn zuständigen deutschen Auslandsvertretung in einem der sechs Staaten beantragen. Die Zahl dieser erstmaligen Zustimmungen begrenzt die Beschäftigungsverordnung auf bis zu 50.000 je Kalenderjahr. Einzelheiten zur Regelung stehen in unserem Beitrag zur Westbalkanregelung für Arbeitgeber.
Den Antrag stellen Sie, Ihr Kandidat legt das Ergebnis bei der Botschaft vor
Zuständig ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der BA, kurz ZAV. Der Weg hat vier Schritte.
- Sie beantragen die Vorabzustimmung online im Portal der BA oder schriftlich. Ihr Kandidat darf das Visum zu diesem Zeitpunkt noch nicht beantragt haben.
- Sie füllen die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis aus. Das ist das Antragsformular, und darin stehen die Angaben, die das Aufenthaltsgesetz von Arbeitgebern verlangt, insbesondere zu Arbeitsentgelt und Arbeitszeiten. Weitere Unterlagen müssen Sie für die Westbalkanregelung laut BA nicht hochladen.
- Stimmt die BA zu, laden Sie die Erklärung im Portal herunter und schicken sie zusammen mit der Vorabzustimmung an Ihren Kandidaten. Die BA informiert die Botschaft zur selben Zeit.
- Ihr Kandidat vereinbart den Termin und legt beides bei der Botschaft vor. Die Botschaft in Belgrad verlangt dazu auch den Arbeitsvertrag.
Rückfragen zu den Angaben im Formular beantwortet die ZAV. Den Antrag dürfen Sie einem Dritten übertragen, wenn Sie ihn bevollmächtigen. Stellen Sie mehrere Kandidaten ein, nutzen Sie einen schon gestellten Online-Antrag als Vorlage: Die Daten Ihres Betriebs übernimmt das Portal, Sie ergänzen nur die Angaben zur Person.
Ungünstigere Arbeitsbedingungen verhindern die Zustimmung, Lücken verzögern sie
Die BA stimmt nur zu, wenn Ihr Kandidat mindestens zu den Bedingungen arbeitet, die für vergleichbare inländische Arbeitnehmer gelten. Dazu zählen neben dem Lohn die Arbeitszeiten und die übrigen Arbeitsbedingungen. Bevor Sie den Antrag stellen, vergleichen wir Ihr Angebot deshalb mit dem, was Ihre eigenen Beschäftigten in derselben Tätigkeit bekommen, und mit Ihrem Tarifvertrag, falls einer gilt.
Fehlen Angaben, kann die BA erst entscheiden, wenn Sie nachgereicht haben. Jede Rückfrage verschiebt den Termin Ihres Kandidaten nach hinten. Ernster sind Verstöße, die sich wiederholen. Ein Arbeitgeber, der ausländische Beschäftigte wiederholt zu ungünstigeren Bedingungen beschäftigt, kann laut Beschäftigungsverordnung bis zu fünf Jahre lang von weiteren Zustimmungen ausgeschlossen werden.
Eine Grenze liegt beim Kandidaten selbst. Hat er in den letzten 24 Monaten vor seinem Visumantrag Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz bezogen, darf nach der Beschäftigungsverordnung keine Zustimmung erteilt werden. Danach fragen wir im ersten Gespräch.
Wir stimmen den Antrag auf die Unterlagen Ihres Kandidaten ab
Die Vorabzustimmung gilt laut BA 9 Monate ab ihrer Ausstellung. In dieser Zeit muss das Visum erteilt sein, sonst werden die Voraussetzungen neu geprüft. Wer zu früh beantragt, riskiert also, dass die Frist abläuft, während Ihr Kandidat noch auf Übersetzungen oder Beglaubigungen wartet. Wer zu spät beantragt, verschenkt Wochen.
In unserem Ablauf gehört der Antrag zu Schritt 5, der Einreichung bei den deutschen Behörden. Wann wir ihn mit Ihnen stellen, richtet sich nach dem Stand von Schritt 4, der Dokumentensammlung und Legalisation. Für die Arbeitserlaubnis rechnen wir in Schritt 5 mit ca. 6 bis 8 Wochen. Vor dem Antrag gehen wir mit Ihnen die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis durch und prüfen, ob Lohn und Arbeitszeit mit dem Arbeitsvertrag übereinstimmen. Welche Dokumente Ihr Kandidat für die Botschaft braucht, zeigt unsere Checkliste für Dokumente.
Hat Ihr Kandidat eine Berufsausbildung und soll er als Fachkraft arbeiten, gibt es mit dem beschleunigten Fachkräfteverfahren einen zweiten Weg über die Ausländerbehörde. Welcher besser passt, klären wir mit Ihnen. Den Unterschied zwischen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis erklären wir in einem eigenen Beitrag.
Von der Bedarfsanalyse bis zur Ankunft rechnen wir mit ca. 4 Monaten. Struktur schlägt Zufall, und bei einem Losverfahren gilt das wörtlich.
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Unverbindlich. Rückruf innerhalb eines Werktags (Mo.–Fr. 9–18 Uhr), danach eine schriftliche Ersteinschätzung. In 15 Minuten sprechen wir über Ihre offene Stelle und darüber, welche Angaben die Arbeitsagentur von Ihnen brauchen wird.
Angaben zur Orientierung, keine Rechtsberatung.
Quellen
- Deutsche Botschaft Pristina: Arbeitsaufnahme nach der Westbalkanregelung. o. J. (abgerufen 04.10.2026).
- Bundesagentur für Arbeit: Vorabzustimmung für ausländische Beschäftigte. o. J. (abgerufen 04.10.2026).
- Deutsche Botschaft Belgrad: Arbeiten ohne Fachqualifikation. Die Westbalkanregelung. o. J. (abgerufen 04.10.2026).
- Bundesministerium der Justiz: Aufenthaltsgesetz, Paragraf 39. 2026 (abgerufen 04.10.2026).
- Bundesministerium der Justiz: Beschäftigungsverordnung, Paragraf 26 und Paragraf 36. 2026 (abgerufen 04.10.2026).
