Sie suchen eine Reinigungskraft, einen Lagermitarbeiter, jemanden für die Kommissionierung. Keine Ausbildung nötig, Einarbeitung überschaubar, Anlerntätigkeit. Und trotzdem steht die Stelle seit Monaten offen. Das ist kein Zufall Ihres Betriebs, sondern der bundesweite Normalfall — und die Zahl dahinter überrascht die meisten Arbeitgeber.
156 Tage — und Spezialistenstellen liegen bei 157
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) misst die Vakanzzeit als Dauer zwischen dem gewünschten Besetzungstermin und dem Tag, an dem eine gemeldete Stelle tatsächlich wieder abgemeldet wird. Für den Zeitraum April 2025 bis März 2026 ergibt sich folgendes Bild nach Anforderungsniveau:
- Fachkräfte: 183 Tage
- Alle Anforderungsniveaus zusammen: 165 Tage
- Spezialisten: 157 Tage
- Helfer und Anlerntätigkeiten: 156 Tage
- Experten: 109 Tage
Quelle: Bundesagentur für Arbeit, April 2025 bis März 2026.
Der interessante Teil steht in der Mitte. Zwischen einer Helferstelle und einer Spezialistenstelle — also einer Position, die typischerweise einen Meistertitel oder einen Bachelor voraussetzt — liegt genau ein Tag. Die verbreitete Annahme, Helferstellen ließen sich schnell nachbesetzen, weil der Bewerberkreis größer sei, hält der Statistik nicht stand.
156 Tage sind rund fünf Monate. Nicht ein halbes Jahr, aber nah genug daran, dass es Ihre Personalplanung sprengt, wenn Sie mit sechs Wochen kalkuliert haben.
Mehr Bewerber heißt nicht schneller besetzt
Die naheliegende Erklärung wäre: Bei Anlerntätigkeiten ist der Bewerberkreis groß, also müsste die Besetzung schnell gehen. Genau diese Erwartung erzeugt die Planungslücke, über die Betriebe später stolpern.
Ein größerer Kreis grundsätzlich infrage kommender Personen verkürzt die Vakanzzeit nur dann, wenn diese Personen auch verfügbar, erreichbar und bereit sind — am richtigen Ort, zur richtigen Schicht, zu den gebotenen Bedingungen. Genau daran hängt es in Reinigung und Logistik regelmäßig. Die Arbeit findet früh morgens, spät abends oder am Wochenende statt, häufig an wechselnden Einsatzorten, oft in Teilzeit. Wer in Frage käme, arbeitet vielfach bereits — und wechselt nicht wegen fünfzig Cent Stundenlohn.
Hinzu kommt die Abbruchquote im Verfahren selbst. Bei Helfertätigkeiten sind Absagen kurz vor Arbeitsbeginn und Nichtantritte am ersten Tag häufiger als bei Fachkraftstellen. Jeder dieser Fälle setzt die Uhr nicht auf null, aber weit zurück — und genau solche Wiederholungen stecken in den 156 Tagen mit drin.
Der praktische Schluss daraus ist unbequem: Die Stellschraube liegt selten bei der Anzeige. Sie liegt bei der Frage, aus welchem Kreis Sie überhaupt suchen — und ob dieser Kreis groß genug ist, um Absprünge zu verkraften.
Was das für Reinigung, Logistik und Lager konkret bedeutet
Die BA weist in ihrer Rangliste der Engpassberufe nach Vakanzzeit vor allem Bau- und Ausbauberufe aus — Aus- und Trockenbau führt mit 301 Tagen. Reinigung, Lager und Transport tauchen dort nicht unter den Spitzenwerten auf. Das ist kein Widerspruch, sondern eine Frage der richtigen Bezugsgröße.
Ein großer Teil der Tätigkeiten in Gebäudereinigung, Lagerwirtschaft und Kommissionierung fällt statistisch unter das Anforderungsniveau Helfer und Anlerntätigkeiten. Der Maßstab für Ihre Planung ist deshalb nicht die Berufsrangliste, sondern der Wert für dieses Niveau: 156 Tage. Wer für eine Reinigungs- oder Lagerstelle plant, plant mit fünf Monaten — oder plant falsch.
Nach Wirtschaftszweigen betrachtet zeigt die BA zusätzlich, dass das Baugewerbe deutlich über dem Durchschnitt aller Wirtschaftszweige liegt. Für Betriebe, die Reinigung und Logistik als Dienstleistung für Bauträger oder Industriekunden erbringen, wirkt der Engpass damit doppelt: auf der eigenen Stellenseite und auf der Seite der Auftraggeber.
Helfer, Fachkraft, Spezialist, Experte — die Unterscheidung entscheidet über den Rechtsweg
Diese vier Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen. Rechtlich und statistisch bedeuten sie Unterschiedliches, und für internationale Besetzungen entscheiden sie über Verfahrensdauer und Zulässigkeit.
Helfer und Anlerntätigkeiten bezeichnen Tätigkeiten ohne formale Berufsausbildung, in die eingearbeitet wird. Beispiele sind Reinigungskräfte, Lagerhelfer oder Pflegehilfskräfte.
Fachkräfte üben fachlich ausgerichtete Tätigkeiten auf Basis einer abgeschlossenen Berufsausbildung aus, etwa Köchinnen, Bäcker oder Erzieherinnen.
Spezialisten führen komplexe Tätigkeiten aus, typischerweise auf Meister-, Techniker- oder Bachelorniveau.
Experten übernehmen hochkomplexe Aufgaben, die einem mindestens vierjährigen Studium entsprechen.
Diese Einordnung ist kein Wortspiel. Wer eine Anlerntätigkeit in einer Stellenausschreibung oder gegenüber Behörden als Fachkraftstelle bezeichnet, macht das Verfahren nicht schneller, sondern angreifbar. Umgekehrt schließt die Bezeichnung als Helfertätigkeit einen Rechtsweg auf, der für Fachkraftstellen so nicht offensteht.
Was fünf Monate unbesetzte Helferstelle kosten
Die Kosten einer Vakanz entstehen selten dort, wo man sie sucht. Das eingesparte Gehalt steht auf der Habenseite — der Rest steht dagegen:
- Überstunden und Zuschläge im bestehenden Team, das die Lücke auffängt
- Leiharbeit oder Fremdvergabe zu Stundensätzen deutlich über dem eigenen Lohnniveau
- Entgangener Umsatz, wenn Aufträge nicht angenommen oder Flächen nicht bedient werden können
- Fluktuation im Bestandsteam, weil dauerhafte Überlastung die Nächsten zum Gehen bringt
- Wiederholte Ausschreibungs- und Auswahlkosten über fünf Monate hinweg
Der letzte Punkt ist der unterschätzte. Fünf Monate Vakanz sind nicht ein Suchvorgang, sondern in der Praxis mehrere hintereinander — mit jeweils neuen Anzeigenkosten, neuer Vorauswahl und neuen Gesprächen.
Wie groß die Summe wird, zeigt schon eine grobe Überschlagsrechnung. Nehmen Sie an, eine offene Vollzeitstelle in der Reinigung wird über Leiharbeit überbrückt und der externe Stundensatz liegt um zehn Euro über Ihren eigenen Personalkosten. Bei rund 160 Monatsstunden sind das etwa 1.600 Euro Mehrkosten im Monat, über fünf Monate rund 8.000 Euro — bevor eine einzige Anzeige geschaltet oder eine Überstunde im Bestandsteam bezahlt wurde. Wird die Lücke stattdessen intern aufgefangen, verschiebt sich der Betrag nur: aus Fremdkosten werden Zuschläge, Krankheitstage und im schlechteren Fall eine zweite offene Stelle.
Diese Zahlen sind bewusst als Annahme gerechnet und keine Erhebung. Ihr eigener Stundensatz, Ihre Schichtstruktur und Ihre Auftragslage ergeben ein anderes Ergebnis — nur selten ein kleineres.
Rechnen Sie Ihren eigenen Fall durch: Der Vakanzkostenrechner auf miotalent.de legt Ihre Zahlen zugrunde und zeigt, was eine offene Stelle Ihren Betrieb pro Monat kostet.
Der Weg für Helfertätigkeiten: die Westbalkanregelung
Für Anlerntätigkeiten existiert ein Zugang, der für Fachkraftstellen in dieser Form nicht gilt. Nach § 26 Absatz 2 der Beschäftigungsverordnung (BeschV) — allgemein als Westbalkanregelung bekannt — können Staatsangehörige aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, dem Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien in Deutschland arbeiten, ohne dass eine formale Anerkennung des Berufsabschlusses vorliegen muss. Die Regelung gilt für nicht-reglementierte Berufe; reglementierte Berufe wie ärztliche und bestimmte Gesundheitsberufe sind ausgenommen.
Grundvoraussetzung ist ein konkretes Arbeitsplatzangebot zu marktüblichen Bedingungen sowie die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Das Visum wird ausschließlich bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Heimatland beantragt; eine Antragstellung aus Deutschland heraus ist nicht möglich.
Und jetzt der Teil, den Sie kennen sollten, bevor Sie planen: Die Regelung ist auf ein jährliches Kontingent von 50.000 Zustimmungen begrenzt. Es wurde zum 1. Juni 2024 von zuvor 25.000 verdoppelt und die Regelung zugleich entfristet. Über eine Rückführung dieses Kontingents wird politisch diskutiert. Zwei praktische Folgen: Erstens ist ein Kontingent, das im Jahresverlauf gefüllt wird, ein Argument für einen frühen Start und gegen Abwarten. Zweitens ist die Westbalkanregelung ein verlässlicher, aber kein unbegrenzt planbarer Weg — wer seine gesamte Personalstrategie darauf stützt, baut auf eine Größe, die politisch beweglich ist.
Die Angaben dienen der Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.
Wie eine internationale Besetzung tatsächlich abläuft
Von der ersten Anfrage bis zum ersten Arbeitstag vergehen bei seriöser Abwicklung rund vier Monate. Der Ablauf in sieben Schritten:
- Bedarfsanalyse. Sie übermitteln Ihren Personalbedarf. Die aktive Suche beginnt, wenn die vollständige Bedarfsanalyse und der unterzeichnete Vermittlungsvertrag vorliegen.
- Kandidatensuche und Vorqualifizierung. Etwa zwei bis vier Wochen.
- Kandidatenvorstellung. Profile als Dokumentenmappe, auf Wunsch mit Video- oder Interviewoption. Rückmeldung innerhalb von 14 Kalendertagen.
- Dokumentensammlung und Legalisation.
- Behördenverfahren. Einreichung bei den deutschen Behörden, Arbeitserlaubnis etwa sechs bis acht Wochen.
- Visumverfahren und Flugbuchung. Etwa vier Wochen.
- Anreise, Anmeldung, Arbeitsaufnahme.
Wer Ihnen eine Besetzung in 48 Stunden verspricht, beschreibt nicht diesen Weg. Behörden- und Visumverfahren lassen sich vorbereiten und sauber führen, aber nicht abkürzen.
Die Rückwärtsrechnung: wann Sie starten müssen
Kombinieren Sie beide Zahlen, und die Planung wird eindeutig. Eine Helferstelle bleibt im Bundesdurchschnitt 156 Tage offen. Eine internationale Besetzung dauert ab Vertrag rund vier Monate, also etwa 120 Tage.
Wenn Sie zum 1. Januar eine Reinigungs- oder Lagerkraft im Betrieb brauchen, ist der Startpunkt für den internationalen Weg Anfang September. Wenn Sie zum 1. März planen, starten Sie im November. Wer im Dezember mit der Suche beginnt und im Januar besetzt sein will, hat die Entscheidung faktisch bereits vertagt.
Der ehrliche Zusatz: Beides sind Durchschnittswerte. Ein Behördenverfahren kann schneller laufen, ein Botschaftstermin kann sich verschieben. Planen Sie deshalb nicht auf den Tag, sondern mit Puffer — und vor allem: früher, als es sich gerade dringend anfühlt.
Was Sie jetzt tun können
Prüfen Sie zuerst, welche Ihrer offenen Stellen tatsächlich Anlerntätigkeiten sind und welche eine Berufsausbildung voraussetzen. Diese Einordnung entscheidet über den Weg und über die Dauer. Danach rechnen Sie rückwärts vom Termin, an dem die Person im Betrieb stehen soll.
Wenn Sie wissen wollen, welcher Weg für Ihre konkreten Stellen trägt: Kostenlose Erstberatung — wir rufen Sie zurück, wann passt es Ihnen?
Weiterlesen:
- Warum Ihre Stelle zehn Monate offen bleibt — die BA-Rangliste der Engpassberufe
- 301 Tage: Was eine offene Stelle im Bau kostet
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit: Vakanzzeit von Arbeitsstellen nach Anforderungsniveau in Deutschland, April 2025 bis März 2026. 2026. de.statista.com (abgerufen 20.08.2026)
- Bundesagentur für Arbeit: Vakanzzeit von Arbeitsstellen nach Wirtschaftszweigen in Deutschland. 2026. de.statista.com (abgerufen 20.08.2026)
- Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse. 2026. statistik.arbeitsagentur.de (abgerufen 20.08.2026)
- Bundesagentur für Arbeit: Leben und Arbeiten in Deutschland — Westbalkan-Regelung. 2026. arbeitsagentur.de (abgerufen 20.08.2026)
