Mitarbeiter aus dem Ausland: Die Fristen laufen ab Ankunft

Ihr neuer Koch aus Serbien landet an einem Sonntag, am Dienstag steht er im Dienstplan. Dazwischen liegen eine Anmeldung mit Frist, eine Meldung an die Rentenversicherung, eine Bescheinigung vom Gesundheitsamt und ein Termin bei der Ausländerbehörde. Wir von MioTalent vermitteln Arbeitskräfte aus dem Ausland an Betriebe in Gastronomie und Hotellerie und gehen diese Liste mit Ihnen durch, bevor Ihr Mitarbeiter in den Flieger steigt.

Für Ihren Mitarbeiter aus dem Ausland läuft ab dem Einzug eine Frist von zwei Wochen

Nach dem Bundesmeldegesetz hat Ihr Mitarbeiter zwei Wochen ab dem Einzug Zeit, sich bei der Meldebehörde anzumelden. Es ist sein erster Behördengang, und von ihm hängen die nächsten ab.

Für die Anmeldung braucht er eine Bestätigung des Wohnungsgebers. Das Bundesmeldegesetz verpflichtet den Wohnungsgeber, den Einzug innerhalb derselben Frist schriftlich zu bestätigen, mit dem Einzugsdatum. Stellen Sie die Unterkunft selbst, sind Sie dieser Wohnungsgeber. Mieten Sie eine Wohnung an und überlassen sie Ihrem Mitarbeiter, sind Sie als Hauptmieter ebenfalls Wohnungsgeber. Die Bestätigung nennt dann zusätzlich den Eigentümer. Was eine Unterkunft sonst leisten muss, beschreiben wir im Beitrag zur Unterkunft für internationale Mitarbeiter.

Das Visum, mit dem Ihr Mitarbeiter einreist, ist befristet. Danach braucht er eine Aufenthaltserlaubnis von der Ausländerbehörde an seinem Wohnort. Das Portal Make it in Germany gehört zum Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. In seiner Übersicht zum Visum für Fachkräfte nennt es zwei Schritte nach der Einreise: die Wohnadresse beim Einwohnermeldeamt anmelden und einen Termin bei der zuständigen Ausländerbehörde buchen. Die Aufenthaltserlaubnis muss nach dieser Übersicht vor Ablauf des Einreisevisums beantragt werden.

Termine bei Ausländerbehörden können knapp sein. Wir raten deshalb, den Termin zu suchen, sobald das Visum erteilt ist.

Vor der ersten Schicht hat Ihr Betrieb eigene Pflichten zu erledigen

Im Gastgewerbe gilt, wie am Bau und in einigen anderen Branchen, die Sofortmeldung. Nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch melden Sie den Beginn der Beschäftigung spätestens bei ihrer Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung. Hat Ihr Mitarbeiter noch keine Sozialversicherungsnummer, klären Sie mit Ihrem Lohnbüro vorher, welche Angaben es für die Meldung braucht.

Am ersten Arbeitstag muss Ihr Mitarbeiter außerdem die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich in der Hand haben. Das Nachweisgesetz verlangt spätestens an diesem Tag Name und Anschrift der Vertragsparteien, die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit und die Ruhepausen. Weitere Angaben folgen bis zum siebten Kalendertag, der Rest bis spätestens einen Monat nach Beginn. Ein unterschriebener Arbeitsvertrag mit diesen Angaben erfüllt das in der Regel.

Die dritte Pflicht trifft wie die Sofortmeldung ausdrücklich das Gastgewerbe. Ihr Mitarbeiter muss nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz bei der Arbeit seinen Pass oder Ausweis mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen. Sie als Arbeitgeber müssen jeden Mitarbeiter vor dem ersten Einsatz schriftlich und nachweislich darauf hinweisen und diesen Hinweis aufbewahren. Ihr Mitarbeiter aus dem Ausland trägt seinen Pass also bei der Arbeit bei sich. Eine Kopie in der Personalakte genügt dafür nicht.

Am Herd braucht Ihr Koch zuerst eine Bescheinigung des Gesundheitsamts

In Ihrer Küche und überall, wo Ihr Mitarbeiter mit Lebensmitteln umgeht, etwa im Frühstücksservice, darf er nach dem Infektionsschutzgesetz erst arbeiten, wenn er eine Bescheinigung des Gesundheitsamts oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes vorlegt. Sie belegt, dass er über die Tätigkeitsverbote belehrt wurde und erklärt hat, dass ihm keine Hinderungsgründe bekannt sind. Die Bescheinigung darf bei Aufnahme der Tätigkeit nicht älter als drei Monate sein.

Ohne diese Bescheinigung steht Ihr neuer Koch also nicht am Herd. Ob Ihr Gesundheitsamt feste Termine für die Erstbelehrung vergibt, wie schnell es einen Termin anbietet und in welcher Sprache die Belehrung stattfindet, klären Sie, bevor Sie den ersten Arbeitstag festlegen. Planen Sie den Termin in die Tage zwischen Ankunft und erster Schicht.

Nach Aufnahme der Tätigkeit sind Sie selbst an der Reihe. Das Infektionsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, Beschäftigte in diesen Bereichen nach Arbeitsbeginn und danach alle zwei Jahre über die Tätigkeitsverbote zu belehren und das zu dokumentieren.

Eine Unterweisung, die Ihr Mitarbeiter nicht versteht, ist keine

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt, dass Sie Ihre Beschäftigten bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit ausreichend und angemessen unterweisen, ausgerichtet auf ihren Arbeitsplatz. In einer Küche geht es um Fritteuse, Messer, heiße Oberflächen, Reinigungsmittel und Fluchtwege. Spricht Ihr neuer Mitarbeiter erst wenig Deutsch, ist eine Unterweisung auf Deutsch nach unserer Auffassung weder ausreichend noch angemessen.

Wir raten zu einem einfachen Vorgehen. Ein Kollege, der seine Sprache spricht, übersetzt in der ersten Woche. Wo es keinen gibt, helfen Piktogramme und eine Unterweisung am Gerät statt im Büro. Ihr Mitarbeiter bestätigt mit Unterschrift, was er verstanden hat, und Sie wiederholen die Unterweisung in regelmäßigen Abständen und immer dann, wenn sich seine Aufgaben ändern. Wie Betriebe mit der Sprache im Alltag umgehen, zeigt unser Beitrag zur Sprachbarriere.

In der Probezeit kann auch Ihr neuer Mitarbeiter mit zwei Wochen Frist gehen

Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten kann das Arbeitsverhältnis nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden, sofern kein Tarifvertrag etwas anderes regelt. Das gilt für beide Seiten. Hat Ihr Mitarbeiter nach sechs Wochen noch keinen Termin bei der Ausländerbehörde und niemanden, den er fragen kann, sieht er sich in dieser Zeit womöglich nach einer anderen Stelle um. Dann wären die Monate bis zur Ankunft verloren.

Deshalb planen wir mit Ihnen die ersten Wochen so konkret wie den Dienstplan:

1. Vor der Anreise stehen die Unterkunft mit Wohnungsgeberbestätigung und der Arbeitsvertrag mit den Angaben nach dem Nachweisgesetz. Die Termine bei Meldebehörde und Gesundheitsamt sind vereinbart, der Termin bei der Ausländerbehörde ist gesucht.
2. Am Tag der Ankunft holt ihn jemand aus Ihrem Team ab und bleibt in den ersten Wochen sein fester Ansprechpartner.
3. Vor der ersten Schicht liegen die Bescheinigung des Gesundheitsamts und der unterschriebene Arbeitsvertrag vor. Sie haben die Sofortmeldung abgegeben, Ihren Mitarbeiter unterwiesen und schriftlich auf die Ausweispflicht hingewiesen.
4. In den ersten zwei Wochen meldet er sich bei der Meldebehörde an.
5. Nach dem ersten Monat sprechen Sie mit ihm über Unterkunft und Sprache.
6. Vor dem Ende der Probezeit folgt ein zweites Gespräch über seine Aufgaben danach und den nächsten Sprachkurs.

Wir empfehlen diese Gespräche, damit Ihr Mitarbeiter Probleme anspricht, solange Sie sie noch lösen können. Vorgeschrieben sind sie nicht.

Wir planen die erste Woche mit Ihnen, bevor das Visum erteilt ist

In unserem Ablauf sind Anreise, Anmeldung und Arbeitsaufnahme der siebte von sieben Schritten. Für das Visumverfahren davor rechnen wir mit ca. 4 Wochen. In dieser Zeit legen wir mit Ihnen den ersten Arbeitstag fest und prüfen gemeinsam, ob Unterkunft und Termine bis dahin stehen. Die Pflichten als Arbeitgeber, etwa Sofortmeldung und Unterweisung, bleiben bei Ihnen. Von der Bedarfsanalyse bis zur Ankunft rechnen wir insgesamt mit ca. 4 Monaten.

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Angaben zur Orientierung, keine Rechtsberatung.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: Bundesmeldegesetz, §§ 17 und 19. Rechtsstand 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__17.html und https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__19.html (abgerufen 07.10.2026).
• Bundesministerium der Justiz: Infektionsschutzgesetz, §§ 42 und 43. Rechtsstand 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/ifsg/__42.html und https://www.gesetze-im-internet.de/ifsg/__43.html (abgerufen 07.10.2026).
• Bundesministerium der Justiz: Viertes Buch Sozialgesetzbuch, § 28a, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, § 2a, und Nachweisgesetz, § 2. Rechtsstand 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html, https://www.gesetze-im-internet.de/schwarzarbg_2004/__2a.html und https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html (abgerufen 07.10.2026).
• Bundesministerium der Justiz: Arbeitsschutzgesetz, § 12, und Bürgerliches Gesetzbuch, § 622. Rechtsstand 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__12.html und https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__622.html (abgerufen 07.10.2026).
• Make it in Germany, Bundesministerium für Wirtschaft und Energie: Auf einen Blick: Visum zum Arbeiten für Fachkräfte. Stand Januar 2026. https://www.make-it-in-germany.com/fileadmin/1_Rebrush_2022/a_Fachkraefte/PDF-Dateien/3_Visum_u_Aufenthalt/Visagrafik_DE/Visum_Arbeiten_Fachkraefte_DE.pdf (abgerufen 07.10.2026).